白でもなく黒でもない

素(白)人と玄(黒)人の間にいる僕自身が、白黒はっきりさせずに曖昧な感じで気楽に、方向性を決めない雑記ブログを目指します。

カタログの整理・管理に最適なファイルとその管理方法

はじめに

カタログの整理に困っていませんか?
捨てるのもちょっと・・・と、増えてきてしまって、知りたいときに欲しいカタログが見つからないなんてことになっていませんか?
今回は僕が実践しているカタログの整理方法についてご紹介します。
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カタログ収納に最適なファイルと管理方法

最適なファイルを検討した結果

1. フラットファイル
カタログといってもいろんな種類があります。厚みもバラバラです。厚みのあるカタログはそのまま保管しても見付けやすく、取り出しやすいので良いですが、自立できない薄いカタログの整理は悩みます。

僕の持っているカタログは勉強のために集めている機械や機械部品関係のものがほとんどです。厚いものもあれば、薄いもの(紙1枚のものもあります)も多いです。インターネットで簡単に閲覧できる時代ですが、紙媒体の方が頭に入りやすい様に感じます。そんな理由でカタログも増えてしまい、整理に悩んでいました。

いろいろ試した結果、フラットファイルが一番しっくりきたのでオススメします。
フラットファイルは紙のファイルで、100円均一でも3冊100円のセットで売っています。安いし入手しやすいのも素敵です。

整理方法はいたって簡単で、ファイリングしたいカタログに穴あけパンチで穴をあけて、ガンガン綴じるだけです。ファイリングするときカタログの種類分けは一切しないことがポイントです。この段階で種類分けをしてしまうと時間がかかってしまい、カタログ整理が進まなくなってしまいます。

ファイリングするとき、種類分けはしませんがタグ付けを行います。これも100円均一で購入できるインデックスラベルを使用します。インデックスラベルに1から順番に通し番号を記入し、ファイリングしたカタログに順番に貼り付けます。これだけです。
製品、会社名などによる複数の要素を番号で一括管理します。図面でいう図番みたいなものです。

2. クリアファイル
最初に試した方法です。カタログをクリアファイルに個別に入れていきます。そしてクリアファイルに会社名のタグをつけて、会社名での管理を試みました。

この方法の欠点は、クリアファイルは思いの外取り出しにくいということです。自立できないのでブックスタンドやペーパーボックスを使用しましたが、取り出しにくさは改善せず。やはり取り出しにはある程度の厚みが必要です。

この他、目的のカタログを探しにくい、ピンポイントでの取り出しになるため、一見すると関係ないカタログからの閃きが得られないという欠点もあります。

3. リングファイル
ファイリングしたカタログがめくりやすいというメリットがあったので試してみましたが、ファイリングできるカタログの厚みに対して、リングファイルは背表紙の厚みが広く、ファイル自体を本棚に収納しにくいという欠点がありました。

表紙が樹脂製で強度面では申し分ないのですが、上記理由で断念しました。

4. パイプ式ファイル
会社でのファイリングの王道はパイプ式ファイルだと思います。収納力、安定性、強度、全てにおいて優れています。ただ、個人で購入するには価格が高いです。

多くのカタログを一冊に収納できるのは良いですが、その結果ファイルが重くなってしまい持ち運びには向きません。

カタログの管理方法

カタログの収納にはフラットファイルを利用し、通し番号のタグを付けてファイリングします。その管理方法としては、パソコンのExcelを使います

Excelを使用し、通し番号、分類名(製品分類)、会社名、カタログ名(カタログ内容)、自分のコメントを入力します。
入力が終わったらExcelの標準的な機能を使って並び替えを行うことで、好きな項目でまとめることができます。
通し番号を振っているので、カタログを容易に探し出すこともできます。

新たにカタログが追加されれば、通し番号を追加してExcelに追加するだけです。廃棄した場合はExcel上から消せばOKです。追加と廃棄が楽になるのもこの方法の利点です。

Excelのシートは印刷しておくのも良いですし、スマホに移しても良いです。

カタログ整理に必要な道具

カタログの管理に必要な道具は次の通りです。

  • 穴あけパンチ
  • フラットファイル
  • インデックスラベル
  • パソコン

さいごに

カタログの整理と管理方法についてご紹介させて頂きました。ご参考になれば幸いです。